Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Важность наличия электронной цифровой подписи для работы с документами и участия компании в электронных торгах не может быть недооценена. Продукция ЗАО "Калуга Астрал" - прекрасный пример того, как эта технология может расширить возможности бизнеса.

Квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) предоставляет доступ к работе на крупнейших электронных торговых площадках. Использование ЭЦП является важным инструментом для эффективной оптимизации документооборота. Получить ее можно всего за 30 минут.

Одна из важнейших задач перед получением ЭЦП - определить, в каких целях она будет использоваться. Например, компании, которые собираются сдавать отчетность в контролирующие органы в электронной форме, не могут обойтись без нее.

Получение ЭЦП производится в специальных удостоверяющих центрах в соответствии с четко регламентированными правилами. Использование сертифицированных удостоверяющих центров позволяет выбрать тарифный план, который наилучшим образом подходит для ваших нужд и предоставляет возможность подключения дополнительных опций.

Существует 3 вида электронной цифровой подписи (ЭЦП):

1. Простая электронная подпись - это метод подтверждающий отправку документа определенным лицом.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись - это метод, который устанавливает отсутствие изменений в документе с момента подписания.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись - это сочетание первых двух видов, которое имеет юридическую силу, сравнимую с обычной подписью от руки. Кроме того, данный вид ЭЦП более защищен и обладает бо́льшим потенциалом. Для этого метода использование двух ключей - открытого и закрытого, которые работают только в комбинации. Кроме того, справедливость владельца данной подписи подтверждается через сертификат ЭЦП, который действителен на протяжении 365 дней. Усиленную квалифицированную ЭЦП применяют для госзакупок, ответственных сделок и официальных документов.

Необычайно трудно подделать даже простые виды ЭЦП - для такой операции понадобится значительное количество вычислительных мощностей, которые даже современное программное обеспечение выполнит дольше времени, чем действительно подписанные документы. В целях повышения уверенности владельца в этом инструменте, его электронная цифровая подпись может быть страхована.

Электронные торги - активно развивающаяся область в сфере государственных закупок, требующая оперативной реакции на перемены на рынке и гибкости в формировании предложений. В этом процессе электронно-цифровая подпись (ЭЦП) является фундаментальным компонентом.

Главная задача участников электронных торгов - успеть подать предложение с наиболее выгодными условиями и конкурентоспособной ценой. ЭЦП подтверждает серьезность намерений участника торгов и гарантирует готовность заключения контракта на условиях аукциона. Кроме того, подпись понадобится для заверения самой заявки на участие в торгах.

Ключевая роль ЭЦП побуждает участников торговых процедур обратить внимание на важность обладания ею. ЭЦП должна быть у каждого сотрудника компании-участника аукциона, который занимается регистрацией, подписанием контракта и участием в торгах.

При готовности рассчитать стоимость ЭЦП для участия в ЭТП, необходимо иметь в виду, что ключ ЭЦП для электронных торгов должен быть получен лично владельцем в аккредитованном удостоверяющем центре, который оформляет ЭЦП.

Цифровые подписи для электронного документооборота

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот, что позволяет снизить расходы на оформление документов. В результате, вся документация хранится в единой базе с доступом к разным ее частям у каждой группы сотрудников. Однако, внутренние и внешние бизнес-процессы неизбежно подразумевают подписание большого количества документов. В этом случае, применение цифровых подписей может не только перевести все операции в электронную форму, но и подтвердить целые наборы файлов, не требуя времени на подписание каждого документа отдельно.

Как оформить электронно-цифровую подпись?

Получение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) для электронных торгов или ведения электронного документооборота довольно просто. Для этого необходимо обратиться в сертифицированный удостоверяющий центр, подать заявку и приложить комплект необходимых документов.

Для получения ЭЦП юридического лица потребуются следующие документы:

• копия паспорта заявителя, заверенная печатью компании;
• копия устава организации, заверенная в организации;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет, заверенная печатью компании;
• копия приказа о назначении руководителя организации, заверенная в организации;
• документ, подтверждающий оплату услуг получения ЭЦП.

Для физического лица требуется подать заявку и приложить заверенную у нотариуса копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Изготовление ЭЦП происходит незамедлительно и занимает небольшое количество времени. Она производится сразу при вас путем автоматической генерации кодов и записи их на носитель. Однако стоит отметить, что удостоверяющие центры гарантируют конфиденциальность этой информации и обеспечивают защиту ваших данных. Получение ЭЦП можно сравнить с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Для того чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно обратиться в специализированные удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую сертификацию. Обратите внимание, что выбранный Вами центр должен иметь возможность работать с органами и службами, которым Вы планируете предоставлять заверенную электронную подпись.

Один из таких удостоверяющих центров, «Калуга Астрал», имеет официальные представительства в Санкт-Петербурге, Москве и Калуге, а также аккредитацию в Минкомсвязи России. В работе используется сертифицированное оборудование и программное обеспечение, включая различные инновации компании.

В представительствах «Калуга Астрал» возможно приобрести ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. С помощью заверенных подписей станет проще предоставлять отчетность в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР и ФСТ, а также вести электронный документооборот. В случае возникновения затруднений при использовании электронной подписи, специалисты круглосуточной службы поддержки окажут необходимую помощь.

Фото: freepik.com